Concurs post vacant: asistent manager - 1 post -normă de 4 ore

Asociația pentru Dezvoltarea Teritorială Integrată Valea Jiului organizează concurs pentru ocuparea postului vacant de:

 

● ASISTENT MANAGER - 1 post -normă de 4 ore 

 

Studii: Studii medii finalizate; studiile superioare constituie avantaj.

 

•  bune abilități de comunicare și relaționare; 

• capacitate de organizare și prioritizare; 

• atenție la detalii și rigurozitate în gestionarea documentelor; 

• capacitate de lucru cu mai multe sarcini simultan; 

• bune competențe digitale și utilizarea aplicațiilor Microsoft Office/Google Workspace; 

• capacitate de utilizare a platformelor online; 

• abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă; 

• atitudine orientată către soluții și către beneficiari; 

• discreție și respectarea confidențialității. 

Calități personale: seriozitate, proactivitate, flexibilitate, responsabilitate, politețe, disponibilitate pentru colaborare și capacitate de adaptare.

 

Experiența în muncă minimum 2 ani.

Activități administrative, relații cu publicul, organizare, CRM, secretariat sau suport managerial constituie avantaj

 

● Să fie independent din punct de vedere politic

● Să nu se afle într-o situație de conflict de interese și / sau incompatibilitate.

 

a) Cerere de înscriere la concurs în care se specifică clar postul vizat

b) Carte de muncă, adeverință sau alte documente care să ateste vechimea în muncă;

c) Curriculum Vitae – semnat și datat;

d) Copie după diplome de absolvire a studiilor;

e) Formularul Acord GDRP.

 

Depunerea dosarelor de candidați: 1 SEPTEMBRIE – 15 SEPTEMBRIE 2026 pe email contact@valeajiului.eu cu mențiunea în titlu a postului vizat.

Relații suplimentare se pot obține la email: contact@valeajiului.eu sau la sediul ADTIVJ din strada N. Bălcescu nr. 2, et. 2, Petroșani, județ Hunedoara  între orele 10.00-15.00.

 

• Asigură preluarea și gestionarea solicitărilor beneficiarilor, atât fizic, la sediu, cât și prin intermediul canalelor de comunicare online;

• Identifică natura solicitării și direcționează beneficiarii către experții responsabili de programele, apelurile sau domeniile vizate;

• Oferă informații generale privind activitatea Asociației, programele și serviciile disponibile, în limita competențelor postului;

• Înregistrează și urmărește solicitările primite, după caz;

• Asigură transmiterea către beneficiari a informațiilor sau documentelor furnizate de experții responsabili;

• Menține o comunicare profesionistă, promptă și orientată către nevoile beneficiarilor;

• Sprijină colectarea feedbackului beneficiarilor și transmiterea acestuia către persoanele responsabile.

 

• Gestionează relația operațională cu prestatorii care asigură serviciile necesare bunei funcționări a spațiului de lucru;

• Monitorizează contractele aferente serviciilor de curățenie, mentenanță, utilități și alte servicii administrative;

• Urmărește realizarea serviciilor contractate și sesizează eventualele probleme sau neconformități;

• Coordonează, după caz, accesul prestatorilor în spațiu;

• Sprijină efectuarea și transmiterea citirilor contoarelor de energie electrică și a altor utilități;

• Ține evidența documentelor, contractelor, facturilor și comunicărilor cu prestatorii;

• Semnalează Directorului executiv necesitatea reînnoirii, modificării sau încheierii unor contracte de servicii;

• Sprijină menținerea spațiului în condiții corespunzătoare de funcționare și reprezentare.

 

• Gestionează rezervările spațiului CoWork prin intermediul platformei dedicate;

• Menține calendarul rezervărilor actualizat și verifică disponibilitatea spațiilor;

• Comunică cu persoanele/organizațiile care solicită rezervarea spațiului;

• Oferă informațiile necesare privind condițiile de utilizare a spațiului;

• Asigură suportul administrativ și, atunci când este solicitat, asistența tehnică de bază pentru evenimentele desfășurate;

• Sprijină organizarea logistică a evenimentelor: acces, dispunerea sălii, echipamente, materiale și alte necesități;

• Urmărește respectarea condițiilor de utilizare a spațiului și sesizează eventualele probleme;

• Ține evidența utilizării și rezervărilor spațiului.

 

• Sprijină Directorul executiv în organizarea și gestionarea agendei de lucru;

• Planifică și coordonează întâlniri fizice și online, în funcție de prioritățile stabilite;

• Transmite invitații, confirmări, remindere și alte comunicări necesare organizării întâlnirilor;

• Pregătește și transmite corespondența administrativă solicitată;

• Asigură rezervarea și pregătirea spațiilor pentru întâlniri;

• Organizează aspectele logistice și de protocol aferente întâlnirilor și evenimentelor;

• Pregătește, la solicitarea Directorului executiv, documente, liste, centralizatoare și alte materiale administrative;

• Ține evidența unor termene, întâlniri și acțiuni agreate și transmite reminder-e, după caz;

• Sprijină organizarea deplasărilor, evenimentelor și întâlnirilor de lucru;

• Îndeplinește și alte sarcini administrative solicitate de Directorul executiv, în limita competențelor postului.

 

• Gestionează relația operațională cu prestatorul care asigură mentenanța și dezvoltarea platformei de avizare;

• Centralizează și transmite către prestator solicitările, sesizările și nevoile de intervenție identificate de utilizatori;

• Urmărește soluționarea solicitărilor și respectarea termenelor convenite;

• Participă la testarea funcționalităților noi sau a modificărilor aduse platformei;

• Sprijină colectarea feedbackului utilizatorilor și transmiterea acestuia către prestator;

• Ține evidența intervențiilor, modificărilor și comunicărilor privind platforma;

• Monitorizează derularea contractului și semnalează eventualele neconformități Directorului executiv.

 

• Gestionează corespondența administrativă, fizică și electronică, repartizând solicitările către persoanele responsabile;

• Redactează, la solicitare, adrese, răspunsuri, invitații, notificări și alte documente administrative;

• Organizează și arhivează documentele administrative, fizic și electronic;

• Menține evidențe și centralizatoare privind activitățile gestionate;

• Asigură circuitul documentelor între compartimente și persoanele responsabile;

• Monitorizează termenele administrative și informează persoanele responsabile cu privire la apropierea acestora;

• Sprijină pregătirea documentelor pentru întâlniri, ședințe și evenimente.

 

• Sprijină organizarea evenimentelor, întâlnirilor, workshop-urilor și altor activități ale Asociației;

• Asigură, după caz, pregătirea materialelor, spațiilor și logisticii necesare;

• Gestionează necesarul de materiale consumabile și semnalează necesitatea aprovizionării;

• Ține legătura cu furnizorii pentru solicitări administrative și logistice;

• Sprijină organizarea deplasărilor și a activităților externe ale echipei;

• Asigură, după caz, primirea și orientarea vizitatorilor și partenerilor la sediul Asociației.

 

• Sprijină transmiterea invitațiilor, informărilor și comunicărilor către parteneri și beneficiari;

• Menține și actualizează, după caz, baze de date și liste de contacte;

• Sprijină organizarea întâlnirilor cu partenerii și instituțiile colaboratoare;

• Asigură transmiterea informațiilor administrative către parteneri, conform indicațiilor conducerii;

• Sprijină activitățile de comunicare publică ale Asociației, în limita atribuțiilor stabilite.

 

• Respectă prevederile legislației aplicabile, regulamentul intern și procedurile interne ale Asociației;

• Respectă normele privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR) și confidențialitatea informațiilor la care are acces;

• Utilizează corespunzător echipamentele, aplicațiile și resursele puse la dispoziție;

• Păstrează confidențialitatea informațiilor și documentelor interne;

• Informează superiorul ierarhic cu privire la problemele identificate și la situațiile care necesită decizie;

• Colaborează cu ceilalți membri ai echipei și cu experții responsabili de diferitele programe și activități;

• Respectă termenele și prioritățile stabilite;

• Reprezintă Asociația în relațiile administrative cu beneficiarii, prestatorii și partenerii, în limitele mandatului primit;

• Îndeplinește și alte sarcini compatibile cu natura și nivelul postului, dispuse de superiorul ierarhic, în condițiile legii.

 

● Strategia de Dezvoltare Socială, Economică și de Mediu a Văii Jiului pentru perioada 2022-2030 https://www.valeajiului.eu/strategia-de-dezvoltare-economica-sociala-si-de-mediu-a-vaii-jiului-2022-2030

● Informații privind Asociația pentru Dezvoltarea Teritorială Integrată Valea Jiului, Statutul Asociației https://www.valeajiului.eu/asociatia